Bedrijfsvoering

inleiding

Een goede bedrijfsvoering helpt de organisatie op een efficiënte manier resultaten voor de stad te halen. Het gaat over hoe we de ambtelijke organisatie hebben georganiseerd en aansturen. Bedrijfsvoering bestaat uit de onderdelen financiën, personeel & organisatie, facilitair, juridische en veiligheidszaken, communicatie en informatievoorziening (ICT, GEO, DIV en B&I).

2016 gaat de boeken in als een bewogen jaar. Het college heeft zich samen met alle collega's ingezet om resultaten in en voor de stad sneller te bereiken. Hard werken bleek echter niet genoeg. Om de transformatie verder vorm te geven, moesten we de organisatiestructuur aanpassen. Deze is nu ingedeeld in drie, nieuwe domeinen en is een managementlaag geschrapt waardoor de organisatie platter is geworden. Daarnaast hebben we zowel de fysieke als de digitale werkomgeving gemoderniseerd. In de paragraaf ‘Organisatie’ meer over de achtergronden daarvan.

Het meest in het oog springt de verbouwing van het stadhuis die in het laatste kwartaal van 2016 is opgeleverd. Daarover onder het kopje ‘Huisvesting’ meer.

Ook op het digitale vlak is de organisatie volop in ontwikkeling. We merken dat de samenleving meer en meer leunt op een digitale wereld. Reden te meer om ook in Purmerend door te ontwikkelen. Zo zijn we bijvoorbeeld begonnen met het verkennen van mogelijkheden om data te ontsluiten, waarbij we de privacywetgeving niet uit het oog verliezen.

organisatie

In het coalitieakkoord 2014-2018 'met vereende kracht', geeft het college aan door te willen gaan op de gekozen koers 'van buiten naar binnen'. Om betere resultaten voor de stad te kunnen leveren, is per 1 december 2016 gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur die aansluit bij de aard van activiteiten. We onderscheiden drie categorieën: systeem gedreven, contextgerichte en contextgedreven activiteiten. In de organisatiestructuur komt deze verdeling terug in de drie domeinen: Bedrijfsvoering en diensten, Ruimtelijk Domein en Maatschappelijk Domein. Er zijn nu minder hiërarchische lijnen waardoor horizontale dwarsverbanden op thema’s beter mogelijk zijn. De structuur biedt de nodige flexibiliteit die past bij deze tijd. Elk domein wordt aangestuurd door een domeindirecteur. Samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur vormen de drie domeindirecteuren de directie. Zij zijn tot 1 december 2017 ad interim benoemd en hebben als kwartiermaker een gezamenlijke opdracht in de doorontwikkeling en resultaten van de organisatie. De domeindirecteuren hebben de dagelijkse leiding over hun domein en zijn verantwoordelijk voor de resultaten. Met deze aanpassing verwachten we dat alle medewerkers geholpen worden om zo te werken dat zij – direct of indirect - bij kunnen dragen aan optimale resultaten voor de stad en haar inwoners.

HUisvesting

Stadhuis / Werkplein
2016 stond in het teken van de verbouwing van het stadhuis. De werkzaamheden begonnen in maart en er is in 3 fases verbouwd. Tijdens de verbouwing zijn alle ambtenaren meerdere keren verhuisd, waarbij de dienstverlening aan burgers gewoon doorging. Op 14 november is de nieuwe kantooromgeving in gebruik genomen: locatie Werkplein is verlaten en ook de dienstverlening van Werk en Welzijn vindt nu plaats in het stadhuis. De 3de en 4de etage zijn beschikbaar voor externe partijen. Op dit moment werken we nog aan de laatste restpunten. In mei 2017 evalueren we de nieuwe huisvesting. De eerste ervaringen zijn positief.

Raadzaal
In de zomer van 2016 heeft de gemeenteraad ingestemd met de verbouwing van de raadzaal. In de laatste maanden van 2016 hebben we het programma van eisen verder uitgewerkt om een uitvraag te kunnen doen aan de aannemer. Gezien de specialistische aard van het werk kostte de voorbereiding meer tijd dan verwacht. Waarschijnlijk kunnen we begin 2017 beginnen met de werkzaamheden.

ICT

Nieuwe werkomgeving
In 2016 hebben we de modernisering van de digitale werkomgeving afgerond. Dit was een belangrijke voorwaarde om het verbouwde stadhuis goed te kunnen gebruiken. De nieuwe digitale infrastructuur biedt de flexibiliteit om op een veilige manier altijd en overal te kunnen werken. Veel collega's zijn er inmiddels aan gewend om thuis of op een locatie onderweg in te loggen en daar te kunnen werken zoals op kantoor.

Digitale opslag van documenten
Om flexibel te kunnen werken is het erg belangrijk om met digitale documenten te werken die makkelijk op te slaan en terug te vinden zijn. Hiervoor hebben we een zaaksysteem aangeschaft met een bijpassend documentmanagement-systeem (DMS). We wilden dit systeem in 2016 gaan gebruiken. We wisten dat dit niet meteen voor alle activiteiten kon, maar gaandeweg hebben we ervaren dat het veel moeite en aandacht kost om het DMS in te richten en effectief te gebruiken. Dit proces verliep trager dan voorspeld. Gelukkig is het wel gelukt de inrichting in 2016 te voltooien. Dit is op een robuuste manier gedaan. Wij vragen daarom met vertrouwen het advies van de archiefinspecteur aan om de overstap te mogen maken naar een volwaardig digitaal archief. De papieren stukken moeten we dan vernietigen.

Stelsel van basisregistraties

In jaarrekening 2015 staat per ongeluk dat de basisregistratie WOZ is geplaatst in een Landelijke Voorziening (LV).
Hier had moeten staan: de basisregistratie WOZ is klaar. Aansluiting op de LV realiseerden we namelijk pas in de 2e helft van 2016. Vanaf najaar 2016 is de waarde van alle woningen in te zien in het landelijke portaal WOZ Waardeloket. Ook is in 2016 de koppeling met BAG en WOZ gemaakt. Daardoor werd het bijvoorbeeld eenvoudiger om adressen en mutaties vanuit de BAG te gebruiken voor de WOZ-uitvoering en vice versa. Door deze koppeling is een wederzijdse controle mogelijk tussen het bouwjaar in de BAG en het bouwjaar van het WOZ deelobject (bijv. schuur, tuin, woning, dakkapel). Aan het einde van 2016 realiseerden we óók de aansluiting van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) op de landelijke voorziening. Hiermee is alle informatie over de openbare ruimte (groen,wegen, water, objecten) als open data voor iedereen zichtbaar via Publieke Dienstverlening Op de Kaart (PDOK). We hebben dus grote stappen gezet met onze aansluiting op het stelsel van de Basisregistraties.

Digitale dienstverlening

In 2016 hebben we veel ingezet op verbetering van onze digitale dienstverlening. Dit leverde voor sommige producten een duidelijk merkbare verbetering op, zoals voor de gemeentelijke belasting. Maar op andere terreinen gaat het langzamer dan we willen. Dat komt onder andere door een landelijke vertraging in de BasisRegistratiePersonen (BRP), de nieuwe GBA. Dit vertraagt de ontwikkeling van nieuwe digitale dienstverleningsproducten bij de software leveranciers.

De omgevingswet

In 2016 werd vanuit de VNG iets meer bekend over de benodigde ICT- infrastructuur voor de toekomstige uitvoering van de Omgevingswet en de Landelijke Informatiehuizen. Voor de landelijke uitwisseling en ontsluiting van gecombineerde data en digitale documenten moeten gemeenten zelf zorgen voor een ICT-infrastructuur die aansluit op het landelijke Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). In 2016 hebben we verkend wat er concreet van ons wordt verwacht. Het is in ieder geval nodig dat we in staat zijn om alle gegevens over ruimtelijke ontwikkelingen en de stand van zaken te kunnen delen met ketenpartners zoals de Omgevingsdienst, Waterschap, Provincie en anderen.

Datagestuurd werken

In 2016 is verkend wat datagestuurd werken voor Purmerend kan betekenen. Dit is veelomvattend. Maar één aspect is in ieder geval dat we op basis van data beter inzichtelijk kunnen maken wat de situatie en ontwikkelingen op verschillende gebieden zijn. Dit is relevant als fundament voor nieuw beleid en operationele keuzen. De potentie van datagestuurd werken, gecombineerd met de noodzaak om gegevens te ontsluiten in het kader van de Omgevingswet, is in het 4de kwartaal 2016 in actie omgezet. Dit om ons voor te bereiden op de aanschaf van een gegevensmagazijn; instrumenten om gegevens veilig te kunnen versturen en beheren en andere zaken die nodig zijn om daadwerkelijk datagestuurd te kunnen werken.

Beleidsonderzoek en Informatiemanagement

In 2016 is team B&I intensiever gaan samenwerken met de informatievoorzieningsteams om meer en slimmer gebruik te kunnen maken van data, waaronder de basisregistraties. Op twee beleidsterreinen loopt er een pilot: jeugdzorg en wonen. Ook doen we mee aan het Datalab Zaanstreek/Waterland. Dit ‘datagedreven werken/sturen’ is een nieuwe loot aan de onderzoekstam die in de toekomst belangrijker wordt. Daarnaast hebben we de jaarlijkse producten opgeleverd, zoals de bevolkingsprognose en de leerlingenprognose, zowel voor Purmerend als voor Beemster. Purmerend in Cijfers is geactualiseerd met een eigen landingspagina en tien factsheets over beleidsterreinen. Het kostenverhaal bij particuliere bouwplannen is geëvalueerd. Via het internetpanel peilden we de mening van inwoners over onder andere de wijkkranten en klimaatbestendige stad.

Vennootschapsbelastingplicht

Sinds 1 januari 2016 zijn overheidsondernemingen (gemeenten) belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting.
Dit moet ervoor zorgen dat de economische activiteiten van gemeenten op dezelfde wijze aan de heffing van vennootschapsbelasting worden onderworpen als private ondernemingen. Wij zijn in 2015 begonnen met de inventarisatie van de vpb-plichtige activiteiten, de inrichting van de administratie en de implementatie van een vpb-beheersysteem. Gedurende 2016 hebben we dit verder uitgewerkt en een voorlopige fiscale winstbepaling opgemaakt. Na het vaststellen van de jaarrekening kunnen we in 2017 de fiscale balans opmaken en de aangifte vennootschapsbelasting 2016 indienen.

Personeel / inhuur derden

In 2016 is sprake van een voordelig verschil tussen de begrote en werkelijke uitgaven van € 324.000. De begrote gemeentebrede taakstelling is per 31-12-2016 € 514.000 zodat na aftrek van de taakstelling een bedrag resteert van € 190.000 nadelig.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim is ten opzichte van. 2015 met 0,53% gedaald (van 6,73% naar 6,20%). Het percentage ligt daarmee boven de gestelde norm van 4,42%. De meldingsfrequentie laat een daling van 0,03% zien t.o.v. 2015 (van 1,35% naar 1,32%). Het percentage ligt daarmee boven de gestelde norm van 1,16%.

In onderstaande tabel staat per afdeling een weergave van het verzuimpercentage (VZ), het aantal ziekmeldingen (ZM) en de meldingsfrequentie (MF).

* In 2016 is Ruimtelijke Ontwikkeling administratief toegevoegd aan Maatschappelijke Ontwikkeling.

Lang verzuim (43 tot 365 dagen) beïnvloedt het verzuimpercentage van 2016. Ook de frequentie waarmee medewerkers zich ziek melden is hoog. Daar waar gewenst, kan P&O ondersteunen bij complexe verzuimdossiers of het voeren van frequente verzuimgesprekken.

Rechtmatigheid

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie

Op programmaniveau zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten onrechtmatig. Dit moeten we op programmaniveau toelichten (artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet). Bij het uitvoeren van de begroting worden lasten op een programma, voor zover deze hoger zijn dan de vastgestelde actuele begroting, aangemerkt als zogenaamde begrotingsonrecht-matigheid. Dit betekent dat er geen besluiten tot wijziging van de begroting meer tot stand zijn gekomen na afloop van het begrotingsjaar 2016. Voor de overschrijding geldt dat we moeten toelichten wat de oorzaken zijn en toelichten, voor zover dat kan, dat er samenhang is met andere onderschrijdingen of hogere baten. De programma’s die zijn overschreden staan hieronder in een tabel. Vanwege de samenhang met het rekeningresultaat (lees de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) staat ook voor welk bedrag (eventueel) we de overschrijding compenseren met een mutatie op specifieke reserves.

Toelichting

Voor 2016 is de begrotingsonrechtmatigheid € 3.988.353.

De volgende programma's veroorzaken deze onrechtmatigheid (bedragen x € 1.000):

Programma 1 Publieksdiensten

De overschrijding van € 150 wordt voor € 140 veroorzaakt door hogere lasten voor de gemeentelijke basisadministratie. Hier staan echter voor € 250 hogere opbrengsten tegenover. De resterende overschrijding van € 10 wordt veroorzaakt door het saldo van over - en onderschijdingen op overige produkten waar een hogere opbrengst van € 20 tegenover staat.

Programma 3 Wonen

De overschrijding van € 29 wordt met name veroorzaakt door de bestrijding onrechtmatige bewoning en de daarmee gepaard gaande apparaatskosten en (woon)visie.

Programma 5 Bereikbaarheid

De overschrijding van € 127 wordt veroorzaakt door een overschrijding van € 360 op herinrichtingsprojecten (waar een extra opbrengst van € 235 tegenover staat), een onderschrijding van € 153 op (fiets) parkeren en een onderschrijding van € 80 op onderzoek MIRT.

Programma 7 Ruimtelijke Ordening

De overschrijding van €3.988 wordt veroorzaakt door de aantrekkende economie, waardoor grote(re) mutaties in de voor 2016 verwachte kosten en opbrengsten in de grondexploitaties Daarnaast veroorzaakt dit natuurlijk ook andere toekomstverwachtingen, waardoor ook mutaties in verliesvoorzieningen en de bestemmingsreserve gronden moeten worden verantwoord. Voor eigendommen niet voor openbare dienst bestemd, zijn er in 2016 hogere lasten van € 76 en voor welzijn huisvesting lagere lasten van € 75. Tegenover deze per saldo hogere kosten van € 3.988 staan en per saldo hogere baten van € 3.993.

Programma 8 Veiligheid

De overschrijding van €133 wordt veroorzaakt door hogere huisvestingslasten van de brandweer.

Programma 9 Economie

De overschrijding van €104 wordt met name veroorzaakt door hogere lasten aanleg fietspaden Purmerbos (€ 25) en (water) tourisme.

Programma 10 Bestuur en Concern

De overschrijding van € 331 wordt veroorzaakt door hogere lasten pensioenen (ex) bestuurder van € 190 en hogere lasten voor dotatie aan de voorziening wachtgeldverplichtingen ex-wethouders van € 64. Daarnaast zijn er hogere lasten voor de dienstverlening aan Beemster (€ 62) en overige afwijkingen (€ 15), maar hier staan hogere opbtrengsten van een gelijk bedrag tegenover.

Voor verdere (gedetailleerdere) toelichtingen verwijzen wij u naar de toelichtingen bij de programma's.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen

Ook voor de investeringen geldt dat uitgaven boven het bedrag waarvoor krediet is verleend, merken we aan als onrechtmatig. Overschrijdingen moeten vooraf worden gemeld aan de gemeenteraad. Voor de investeringskredieten 2016 geldt dat overschrijdingen (groter dan 3 %) zijn benoemd en toegelicht per programma in de financiële toelichting (in het jaarverslag).
Voor 2016 zijn de volgende investeringen overschreden:

* Renoveren stoelen Purmaryn (€ 2.315);

* Wmo hulpmiddelen 2016 (€ 451.984).